Vyberete šablonu
Začnete připravenou šablonou podle typu workflow. Sloupce i instrukce odpovídají vybranému use-casu.
Zprávy z datové schránky do tabulky
Získejte přehled o úředních zprávách, lhůtách a identifikátorech bez proklikávání každého PDF zvlášť.
Krátký příběh
Administrativní tým každý den stahuje zprávy z datové schránky pro několik firem. Některé jsou rozhodnutí, jiné výzvy nebo doručenky. Rowvia.ai pomůže vytvořit tabulku, kde je u každého dokumentu jasný odesílatel, věc, číslo jednací a případná lhůta.
Jak z toho vznikne tabulka
Nahrajete PDF zprávy nebo přílohy, vyberete šablonu Zpráva z datové schránky a zkontrolujete tabulku hlavních údajů. Výsledek slouží jako pracovní evidence k dalšímu zpracování.
Otevřít demo s datovými zprávami
Pro koho
Kdo z toho má největší užitek
Užitečné je to pro administrativu, účetní kanceláře, právní podporu, správce firemních schránek a týmy, které potřebují z více úředních PDF rychle vytvořit přehled věcí, odesílatelů a lhůt.
Šablona
Zpráva z datové schránky
Šablona se zaměřuje na úřední identifikátory a lhůty:
OdesílatelAdresátVěcČíslo jednacíSpisová značkaDatum doručeníLhůtaTyp zprávyPožadovaná akce
Workflow
Od výběru šablony po hotovou tabulku
Rowvia připraví sloupce
Každý sloupec má vlastní instrukci, takže výstup není jen volný text, ale strukturovaná tabulka. Sloupce můžete upravit nebo přidat vlastní podle toho, co ze zdrojů potřebujete vytáhnout.
Přidáte zdroje
Nahrajete soubory, přidáte URL nebo vložíte text. Každý zdroj se stane jedním řádkem a čeká na processing.
Spustíte processing a zkontrolujete výsledek
Během zpracování vidíte, co je hotové, co čeká a co se právě zpracovává. Po dokončení můžete buňky opravit a exportovat tabulku.
Příklady zdrojů
Každý zdroj je jeden řádek
Nahrát můžete PDF zprávy z datové schránky, doručenky, výzvy k doplnění, rozhodnutí správního orgánu, platební výměry nebo přílohy, ze kterých potřebujete vytvořit evidenční tabulku.
- zprava-financni-urad.pdf
- vyzva-k-doplneni.pdf
- rozhodnuti-spravniho-organu.pdf
Výstup
Tabulka připravená pro kontrolu a export
Výstupem je evidence, kde jeden řádek odpovídá jedné zprávě nebo příloze. Sloupce pomáhají sledovat odesílatele, věc, číslo jednací, doručení, případnou lhůtu a akci, kterou je potřeba udělat.
Kontrola
Co je dobré ověřit
Rowvia je praktická pro první strukturovaný přehled, kontrolu a export. Nemá nahrazovat účetní, právní, pojistné ani jiné odborné rozhodnutí a u důležitých hodnot je potřeba výstup zkontrolovat proti původnímu dokumentu.
Kontrolní body
- ověřit datum doručení a případnou lhůtu
- zkontrolovat číslo jednací a spisovou značku
- rozlišit informativní zprávu od výzvy nebo rozhodnutí
- přiřadit odpovědnou osobu mimo Rowvia workflow
K čemu to nepoužívat
- automatické právní posouzení úředního dokumentu
- garanci lhůt bez ruční kontroly
- náhradu interní evidence nebo datové schránky
Proti OCR
Nejde jen o přečtení textu ze zdroje
Obyčejné OCR většinou jen přečte text. U workflow datové schránky je důležitější dostat hodnoty do stejných sloupců napříč více zdroji, aby se daly porovnat, filtrovat a předat dál jako tabulka.
FAQ
Časté otázky
Lze zprávy z datové schránky převést do tabulky?
Ano. Rowvia připraví přehled, kde každá zpráva nebo příloha tvoří jeden řádek a hlavní identifikátory jsou ve sloupcích.
Umí Rowvia najít lhůty v úředních dokumentech?
Šablona má pro lhůtu samostatný sloupec, ale u úředních dokumentů je nutné lhůty vždy ověřit člověkem proti originálnímu textu.
Je to náhrada datové schránky?
Ne. Rowvia nezastupuje datovou schránku ani interní spisovou službu. Pomáhá připravit pracovní tabulku z PDF dokumentů.
K čemu je tabulka ze zpráv praktická?
Hodí se pro rychlou evidenci odesílatelů, čísel jednacích, věcí, doručení a navazujících úkolů, zejména když spravujete více firem nebo schránek.
Mohu přidat vlastní sloupce?
Ano. Připravenou šablonu můžete brát jako startovní bod. Sloupce lze upravit nebo doplnit o vlastní otázky podle toho, co z dokumentů potřebujete vytáhnout.
Související příklady